FIS-Basisinfos und Service

Reiter

FIS-Basiswissen und Service

Übersichtsseite

FAQs & Glossar

Informationen zum Forschungsinformationssystem

Das Forschungsinformationssystem (FIS) der HSBI ist ein System in dem Metadaten zu den Forschungsaktivitäten erfasst werden zu

  • Publikationen
  • Projekten
  • Ausgründungen
  • Patenten und Erfindungsmeldungen
  • Preise und Preisanerkennung
  • Forschungsinfrastruktur (bisher nur Räume)

Im FIS werden zudem Daten von wissenschaftlich-tätigen Personen aus dem personalführendem System bzw. dem Campusmanagementssystem (CAT) der HSBI übertragen und regelmäßig aktualisiert.

Künftig werden auch Metadaten im FIS erfasst zu

  • Promotionen

Die im FIS gespeicherten Daten werden nach dem KDSF - Standard (Kerndatensatz Forschung) erfasst und um Informationen ergänzt, die für interne und externe Berichte notwendig sind.

Informationen zum gesetzlichen Hintergrund und Datenschutz

Die Metadaten im FIS werden für:

  • Berichte und
  • das Forschungsportal der HSBI verwendet.

Berichte

Die HSBI muss regelmäßig gegenüber externen Stellen (z.B. MKW.NRW) über die Forschung berichten. Die Daten für die Berichte werden dem FIS entnommen. Auch für die internen Berichte z.B. gegenüber der Hochschulleitung werden Daten aus dem FIS verwendet.

Das FIS kann auch für eigene Berichte genutzt werden. Zum Beispiel können Sie sich ihre Publikationslisten aus dem FIS exportieren oder auch Projektteckbriefe. Informationen und Anleitungen dazu finden Sie in der Kachel Berichte.

Forschungsportal

Die Metadaten aus dem FIS werden neben der Verwendung in Berichten auch für das Forschungsportal der HSBI genutzt.

Weitere Informationen zum Forschungsportal.

Tipps und Tricks für die Datenbearbeitung im FIS

Loggen Sie sich im Forschungsinformationssystem mit Ihrer HSBI-Kennung ein. Sollte der Login nicht funktionieren, wenden Sie sich bitte an das FIS-Team fis@hsbi.de.

Sie erhalten im FIS die Rolle Wissenschaftler:in, mit der Sie in folgenden Bereichen Daten erfassen bzw. pflegen können.

  • Publikationen erfassen und pflegen (in der Testphase nicht möglich!)
  • Projekte pflegen
  • Persönliches Forschungsprofil anlegen und pflegen
  • Aktivitäten anlegen und pflegen
  • Preisanerkennung anlegen
  • Personen suchen

Sie können Daten aus dem FIS exportieren z.B. Ihre Publikationsliste oder ein Projektsteckbrief. Fehlen Ihnen Berichtsvorlagen, dann wenden Sie sich gerne an das FIS-Team: fis@hsbi.de

Hinweis:

Wir haben Ihnen im FIS Quicklinks auf der Startseite zur Bearbeitung angelegt. Wenn Sie auf das HSBI-Logo im FIS klicken, kommen Sie immer zurück zur Startsteite mit den Quicklinks.

Speichern Sie die Daten immer! Sollten Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) nicht gefüllt sein, wir Ihnen das mit einem Ausrufezeichen anzeigt.

Sie können unten rechts im FIS die Sprache ändern: Sie können zwischen Deutsch und Englisch wählen.

Im FIS können Sie Publikationen, Projekte etc. suchen, wobei Ihnen jeweils eine einfache und eine erweiterte Suche zur Verfügung steht.

In der jeweiligen Ergebnisliste haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Lupe: Projekt / Publikation / etc. ansehen
  • Stift: Projekt / Publikation / etc. bearbeiten (dies ist nur möglich, wenn Sie die entsprechende Rechte dafür haben - sollten Sie diese haben, ist der Stift orange)
  • Berichte erstellen: Wählen Sie dazu oberhalb der Ergebnisliste Export (mehr Informationen finden Sie in der Kachel Berichte).
  1. Beachten Sie, dass ein übergeordnete Suche (z.B. alle Projekte, Publikationen und Preisanerkennungen eines Fachbereichs) im FIS nicht möglich ist. 

Hinweise und Informationen zur Vertretungsregelung

Im FIS haben Sie die Möglichkeit Personen die gleichen Rechte zu geben, die Sie haben. Damit kann die Vertretung Ihre Daten so bearbeiten, wie Sie es auch können.

Voraussetzung ist, dass die Personen einen Account im FIS haben. Sie können über den Quicklink "Personen suchen" im FIS prüfen, ob die Person im FIS hinterlegt ist.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihre Rechte über eine Vertretungsregelung an eine:n anderen Nutzer:in im FIS delegieren, tragen Sie für die in Ihrem Namen vorgenommenen Einträge/Änderungen weiterhin die Verantwortung.

Wenn es dazu Fragen gibt, wenden Sie sich gerne an das FIS-Team: fis@hsbi.de.

Anleitung für das Festlegen der Vertretung im FIS

Um eine Person die Rechte zu geben, klicken Sie im Forschungsinformationssystem auf der Startseite auf den Quicklink "Vertretungsregeln".

Klicken Sie auf den Button "Vertretungsregel anlegen".

Wählen Sie im Feld "Zu vertretende Rolle" Wissenschaftler:in aus. 

Im Feld "Vertreten durch" können Sie den Namen der Person eingeben, im Hintergrund läuft eine Suche.

  1. Wählen Sie die Person in der Auswahlliste aus.

oder

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld "Vertreten durch" und wählen Sie in der Liste, die unten angezeigt wird, mit Klick auf den Pfleil in der Spalte Auswahl die entsprechende Person aus.

In den beiden Feldern "Gültig von" und "Gültig bis" wählen Sie die Daten aus, von wann bis wann die Person Sie vertreten darf. In diesem Zeitraum kann die Person Ihre Daten im FIS bearbeiten.

Klicken Sie abschließend auf den Button "Anlegen".

Bearbeiten der Vertretungsregel

Sie können die Vertretungsregel jederzeit bearbeiten. Dafür klicken Sie auf den Quicklink "Vertretungsregeln" auf der Startseite. Sie können über den orangen Stift die jeweiligen Vertretung bearbeiten. Auch können Sie weitere Personen auswählen, die Sie vertreten soll.

Anleitungsvideo: Vertretungsregelung anlegen und bearbeiten

Im Forschungsinformationssystem haben Sie verschiedene Icons zur Verfügung: Stift, Lupe, Papierkorb

  • Lupe: Mit der Lupe können Sie sich Inhalte anzeigen lassen. Diese Detailseiten gibt es für Projekte, Publikationen und Personenseiten.
  • Stift: Mit dem orangen Stift können Daten im FIS bearbeiten. Ist der Stift grau, haben Sie keine Bearbeitungsrechte.
  • Papierkorb: Über den Papierkorb können Sie Inhalte löschen. Das System fragt Sie zusätzlich in einem Overlay, ob Sie den Inhalt wirklich löschen möchten.

Wenn Sie Daten im FIS bearbeiten bzw. erfassen, dann werden Ihnen z.B. nach dem Speichern Meldungen (Push-Nachrichten) angezeigt.

  • Ist die Meldung weiß, dann ist alles "glatt" gelaufen. Die Meldung verschwindet nach kurzer Zeit.
  • Ist die Meldung gelb, dann gibt es einen Fehler bei der Erfassung / Änderung. Ist die Meldung blau gibt Ihnen das System einen Hinweis. Jeweils in der Meldung steht eine entsprechende Information zum Fehler bzw. Hinweis. Um die Meldung auf dem Bildschirm zu entfernen, klicken Sie entweder mit Ihrer Maus auf das x in der Meldung oder drücken Sie die Esc-Taste auf Ihrer Tastatur.

Sollten Pflichtfelder nicht gefüllt sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Ihnen wird mit einem Ausrufezeichen an den entsprechenden Reitern angezeigt, wo Pflichtfelder nicht gefüllt sind. In dem Reiter wird direkt bei den Feldern eine Information hinterlegt.

Beachten Sie, dass ohne die Füllung aller Pflichtfelder die Daten im FIS nicht gespeichert werden.

Lesezeichen anlegen und verwalten

Sie können sich Lesezeichen im FIS anlegen und verwalten. Die Lesezeichen werden Ihnen auf Ihrer Startseite im Aufklappmenü "Lesezeichen" angezeigt.

Lesezeichen anlegen am Beispiel: meine Publikationen

Wählen Sie auf Ihrer Startseite den Quicklink "Publikationen suchen und bearbeiten" aus. Um genau nach Ihren Publikationen zu suchen bzw. zu filtern, können Sie Ihre FIS-Kennung (die finden Sie oben rechts, wenn Sie auf das Personen-Icon klicken bei Benutzername (9-stellige Nummer)) im Feld "FIS-Kennung der Autorinnen/Autoren oder Herausgeber:innen" in der erweiterten Suche eingeben. Klicken Sie auf den Button "Suchen".

Klicken Sie im nächsten Schritt auf den Stern links neben dem HSBI-Logo. Wählen Sie "Lesezeichen erstellen" aus. Ein Overlay öffnet sich: Geben Sie dem Lesezeichen einen Namen (Titel). Sie können noch zusätzlich eine Beschreibung und Tastenkürzel mit auswahlen. Speichern Sie das Lesezeichen.

Das Lesezeichen finden Sie nun auf ihrer Startseite im Aufklappmenü "Lesezeichen". Dort können Sie Ihre Lesezeichnen verwalten.

Sie können für jeden Bereich im FIS Lesezeichen anlegen.

Suchsets anlegen und verwalten

Sie können sich in den jeweiligen Bereichen (z.B. Publikationen) Suchsets anlegen und verwalten. Die Suchsets werden Ihnen jeweils in der Suche angezeigt und nicht auf Ihrer Startseite.

Suchset anlegen am Beispiel: meine Publikationen im Jahr 2025

Wählen Sie auf Ihrer Startseite den Quicklink "Publikationen suchen und bearbeiten" aus. Um genau nach Ihren Publikationen zu suchen bzw. zu filtern, können Sie Ihre FIS-Kennung (die finden Sie oben rechts, wenn Sie auf das Personen-Icon klicken bei Benutzername (9-stellige Nummer)) im Feld "FIS-Kennung der Autorinnen/Autoren oder Herausgeber:innen" in der erweiterten Suche eingeben. Geben Sie im Publikationsjahr 2025 ein.

Klicken Sie auf den Button "Suche speichern". Geben Sie dem Suchset einen Namen: z.B. Meine Publikationen 2025. Klicken Sie auf das Icon "Diskette". Sie erhalten die Bestätigungsmeldung: Speichern war erfolgreich.

Weitere Suchsets anlegen

Weitere Suchsets können Sie über das "Plus-Icon" hinzufügen: Wählen Sie zunächst die Filter für Ihre Suche aus, geben dann dem Suchset einen Namen und klicken Sie abschließend auf das Icon "Diskette" zum Speichern.

Suchset löschen

Über den Icon "Papierkorb" können Sie Suchsets löschen, wählen Sie das zu löschende Suchset aus und klicken Sie auf den Papierkorb. Sie erhalten eine Meldung, die Sie mit ja bestätigen müssen, um das Suchset zu löschen.

Suchset als Favorit anlegen

Sie können mit dem Icon "Stern" ein Favoriten anlegen, damit ist immer automatisch das Suchset bei Ihrer Suche hinterlegt. Wählen Sie dazu das entsprechende Suchset aus und klicken Sie auf den Stern. Sie können dieses auch wieder aufheben, in dem Sie das Suchset auswählen und den Stern mit den Minuszeichen anklicken.

Suchsets anwenden

Um die Suchsets anzuwenden, müssen Sie in den jeweiligen Bereich gehen. Am Beispiel "Meine Publikationen 2025": Wählen Sie auf Ihrer Startseite den Quicklink "Publikationen suchen und bearbeiten" aus. Wählen Sie bei "Suchset auswählen" Ihr Suchset aus, das Sie nutzen möchten. Klicken Sie auf den Button "Suchen".

Inhalt

Video Medienportal

Test

test