Eine Instanz von eLabFTW wird von einem Sysadmin betreut, der u.a. die Erstellung von Teams übernimmt. 

Teams
Die Zusammenarbeit in eLabFTW erfolgt in Teams, die von Team Admins organisiert und strukturiert werden. Team Admins verwalten registrierte Nutzende für ein Team.

Gruppen
Team Admins können auch Gruppen anlegen, um Untergruppen innerhalb eines Teams zu organisieren oder Benutzer*innen verschiedener Teams einer Instanz teamübergreifende Arbeit zu ermöglichen.

Das Dashboard gibt einen Überblick über Inhalte und Aktivitäten eines Teams.

Experimente
Experimente können durch Kategorien strukturiert werden. Statusangaben weisen auf den Fortschritt eines Experimentes hin. Neue Experimente können mit oder ohne Vorlage neu erstellt werden.

Ressourcen
Mit Ressourcen können verschiedene Kategorien von Materialien oder Geräten, die in Experimenten Verwendung finden, organisiert und verknüpft werden.

Buchungen
Für Ressourcen kann eine Buchungsfunktion eingestellt werden, die über einen Terminkalender genutzt werden kann. Die Freischaltung der buchbaren Ressourcen kann für Teams oder Gruppen erfolgen.

Kategorien
Admins eines Teams können Kategorien für Experimente und Ressourcen festlegen und farblich unterscheidbar machen. So erhalten Experimente und Ressourcen eine übersichtliche Struktur.

Für Experimente können Vorlagen erstellt werden, sodass die Dokumentation vereinheitlicht und das Ausfüllen vereinfacht wird.

Ein Editor ermöglicht die Dokumentation der Durchführung und Ergebnisse des Experimentes.

Für ein Experiment können einzelne Schritte definiert und je nach Erledigung markiert werden.

Mit Hilfe eines JSON-Editors können frei definierbare Felder angelegt werden.

Die für dieses Experiment notwendigen Ressourcen können verknüpft werden, sodass dadurch Details abrufbar sind.

Dateianhänge ermöglichen die Ablage von weiteren Daten oder Bildern zum Experiment.

Je nach Einstellung werden eine bestimmte Anzahl von Revisionen nach festgelegtem Umfang von Änderungen gespeichert. Details zu den Änderungen sind einsehbar. Bei Bedarf kann eine Revision wiederhergestellt werden.

Mit einem Zeitstempel kann ein bestimmter Status oder Zwischenergebnisse eines Experimentes gesichert und einem eindeutigen Zeitpunkt zugeordnet werden. Das Datum mit dem Zeitstempel wird oberhalb des Experimentes angezeigt. Es wird automatisch ein Archiv als ZIP-Datei erstellt und unter Dateianhänge abgelegt.

Experimente können auch über das Schloss-Symbol zur weiteren Bearbeitung durch andere Teammitglieder gesperrt werden. Wenn das Experiment bereits einen Zeitstempel hat, kann es auch von Eigentümer*innen nicht wieder entsperrt werden.

Lese- und Schreibrechte können von Eigentümer*innen des Experiments individuell eingestellt werden. Dabei können sowohl einzelne Teammitglieder als auch ganze Teams oder Gruppen einer Instanz ausgewählt werden.

Der Export von Experimenten ist in verschiedenen Formaten möglich. Damit auch Dateianhänge exportiert werden, ist die Auswahl eines ZIP-Archivs zu empfehlen.